Déployer un nouveau système de gestion de contenu, texte et photos, qui touche 800 utilisateurs répartis d’un océan à l’autre n’est pas sans risque. C’est ce qui s’est passé à Radio-Canada le 15 novembre dernier, lorsque le système de production de nouvelles et de photos du secteur de l’Information en ligne a été changé. Le succès d’une telle opération dépend de plusieurs facteurs, mais la collaboration en est la pierre angulaire.
Pascal Bélanger, Chef de produit pour l’équipe de développement des plates-formes numériques, explique que le projet a débuté il y a un an. L’objectif était de consolider et de moderniser les différents outils de gestion de contenu. Pour ce faire, plusieurs enjeux de compatibilité devaient être résolus. Vingt personnes y ont travaillé à différentes périodes, dont une dizaine de développeurs. C’était une mise en ligne d’une très grande ampleur. La base de données, entre autres, allait être changée. Pour minimiser les risques, la mise en ligne a été brisée en différents morceaux lors du déploiement. La dernière étape touchait le formulaire dans lequel les journalistes travaillaient. Pascal est très fier du résultat, car la mise en ligne s’est déroulée sans pépins majeurs.
Bruce Lindsay, Chef de la formation numérique, souligne le défi que pose la formation de 800 personnes réparties dans tout le Canada, en un mois. Ce qui a facilité la tâche de l’équipe de formateurs, c’était l’élaboration d’un plan de gestion de changement. Toutes les actions de formation et de communication émanaient de ce document qui cernait les enjeux et les moyens d’atteindre nos objectifs. Ensuite, deux formations en ligne (e-learning) ont été créées avec l’aide de l’équipe Apprentissage et Développement. Également, plus de trente super-utilisateurs, présents dans toutes les régions desservies, et des spécialistes en solutions de production, ont été spécialement formés pour soutenir leurs collègues lors du déploiement.
Toute cette opération n’aurait pas obtenu le succès escompté sans le plan de communication imaginé par Benita Nisaro, première spécialiste aux communications internes. Le plan conçu en différentes opérations de communication a permis aux gestionnaires des utilisateurs touchés de bien gérer ce changement qui allait perturber leur travail. Mettre en place et coordonner des communications spécifiques aux gestionnaires, aux super-utilisateurs et aux employés pour les aviser du changement à venir et des actions qu’ils avaient à poser, ainsi que du soutien qui allait leur être offert, était une tâche complexe, qui a été réalisée avec doigté.
Enfin, toutes les personnes engagées dans ce changement ont collaboré de manière exceptionnelle. Conscients de l’impact de cette opération, ils ont été présents à chaque étape. Personne n’apprécie le moment où l’on doit s’approprier une nouvelle technologie. C’est exigeant et perturbant. En travaillant ensemble, de manière concertée, les irritants et les risques liés à ce changement ont été minimisés. La gouvernance d’un déploiement important comme celui-ci est directement reliée à la vision des Médias numériques qui se définit par l’élaboration de stratégies numériques en collaboration avec tous ses partenaires, dans le but de mettre en place et de faire évoluer des produits et services multi-plates-formes innovants.
Dominic Marchand, Chef de produit, Information numérique, rappelle qu’en numérique la seule chose qui ne change pas, c’est le changement ! Cette opération n’est certainement pas la dernière, mais elle est de bon augure pour celles qui suivront.
Propos recueillis par Dominique Gagné, Directrice, Intelligence d’affaires aux Médias numériques de Radio-Canada